Alors que les employés utilisent fréquemment leurs véhicules personnels dans le cadre de leur travail, il est essentiel de connaître les mécanismes liés au remboursement des frais kilométriques. Cet article vous présente comment fonctionne ce dispositif en 2023 et quels sont les barèmes à prendre en compte.
Définition du remboursement des frais kilométriques
Le remboursement des frais kilométriques intervient lorsque l'employeur prend en charge une partie ou la totalité des coûts engendrés par l'utilisation du véhicule personnel d'un salarié pour des déplacements professionnels. Ce type d'indemnisation concerne donc les frais liés à l'essence, l'entretien du véhicule, l'amortissement ou encore l'assurance.
Les conditions pour bénéficier du remboursement
Pour prétendre au remboursement de ses frais kilométriques, le salarié doit remplir plusieurs conditions :
- Utiliser sa voiture personnelle pour des déplacements exclusivement professionnels ;
- Justifier la nécessité de ces déplacements pour son activité professionnelle ;
- Faire état des kilomètres parcourus, des dates et des motifs de chaque trajet professionnel effectué ;
A noter que les trajets domicile-travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels et ne donnent pas lieu à un remboursement de frais kilométriques, sauf cas exceptionnels prévus par la loi ou accord d'entreprise.
Le calcul du remboursement basé sur les barèmes légaux
Pour procéder au calcul du montant à rembourser, il est nécessaire de se baser sur les barèmes légaux fournis chaque année par l'administration fiscale. Ces derniers prennent en compte plusieurs critères :
- La puissance fiscale du véhicule ;
- Le nombre de kilomètres parcourus durant l'année ;
Le calcul se fait en multipliant le nombre de kilomètres parcourus par le taux correspondant à la puissance fiscale de la voiture et aux distances indiquées dans les barèmes.
Exemple de calcul du remboursement
Voyons un exemple concret pour un salarié ayant parcouru 4000 kilomètres avec son véhicule personnel de 6 CV pour des déplacements professionnels. Admettons que le barème applicable pour cette situation soit de 0,50 € par kilomètre parcouru :
- Le salarié multiplie le nombre de kilomètres (4000) par le taux (0,50 €), ce qui donne : 4000 x 0,5 = 2000 € de frais kilométriques ;
- Ce montant est remboursé par l'employeur dans les conditions et modalités définies par l'entreprise (en une seule fois, en plusieurs versements, etc.).
Les démarches pour le salarié et l'employeur
Pour obtenir le remboursement de ses frais kilométriques, le salarié doit fournir à son employeur un état détaillé de ses déplacements, mentionnant :
- Les dates des trajets ;
- Les lieux de départ et d'arrivée ;
- La distance parcourue pour chaque trajet ;
- Le motif professionnel du déplacement.
L'employeur doit quant à lui procéder au calcul du montant à rembourser en se référant aux barèmes légaux en vigueur. Il peut également établir sa propre méthode de calcul ou négocier avec le salarié un montant forfaitaire, à condition que cela ne soit pas moins avantageux pour ce dernier.
💡 Bon à savoir : la possibilité de déduire les frais kilométriques de ses impôts
Même si le salarié perçoit un remboursement de ses frais kilométriques par son employeur, il est possible de déclarer ces dépenses sur sa déclaration de revenus et ainsi bénéficier d'une réduction d'impôt. Toutefois, cette déduction sera effectuée après soustraction du montant perçu par l'employeur.
Les avantages et inconvénients du remboursement des frais kilométriques
Le remboursement des frais kilométriques offre plusieurs avantages, tant pour le salarié que pour l'employeur :
- Pour le salarié, cela constitue une aide financière appréciable pour faire face aux coûts liés à l'utilisation de son véhicule ;
- Cette prise en charge peut être un argument attractif pour les entreprises désireuses de recruter des candidats mobiles.
Cependant, quelques inconvénients peuvent également être relevés :
- La nécessité pour le salarié de tenir un suivi précis de ses déplacements professionnels, qui peut s'avérer fastidieux ;
- Pour l'employeur, cette prise en charge représente un coût supplémentaire ;
- Le risque de litiges entre employeur et salarié quant à la définition des trajets éligibles au remboursement.
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- En tant que propriétaire avec divers engagements financiers (immobilier, aménagement, véhicule, etc.), envisagez de consolider tous vos crédits pour réduire vos remboursements jusqu'à -60% !
- Lorsque votre seule dette est le crédit immobilier, il serait judicieux de choisir une assurance prêt plus économique. (Economisez 10 € par mois sur une période de 20 ans, soit : 2400 € de bénéfice).
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En somme, le remboursement des frais kilométriques est un dispositif qui vise à indemniser les salariés utilisant leur voiture personnelle pour leurs déplacements professionnels. Il convient donc de bien comprendre ses modalités de calcul et d'application, afin de bénéficier d'une prise en charge optimale de ces dépenses.
